Our Blog

Thai translation of an article written by Paul Trujillo June 2, 2015 Paul Trujillo is a Product Marketing Manager at Informatics specializing in Inventory Warehouse Management and Supply Chain product lines. His nearly 15 years of experience has put him at the forefront of industry technology and developing trends.

บัญชีสิ่งของ (ินค้าระหว่างผลิต ารสินค้าคงคลังคืออะไรInventory) เป็นได้ทั้ง วัสดุที่ใช้ในการผลิต สินค้าระหว่างผลิต และสินค้าสำเร็จ ที่องค์กรขายให้แก่ลูกค้าเพื่อสร้างกำไร หากไม่มีบัญชีสิ่งของ องค์กรก็ไม่สามารถสร้างผลกำไรได้
สิ่งที่สำคัญกว่ามีหรือไม่มีบัญชีสิ่งของ คือ ระบบเฝ้าตรวจติดตามบัญชีสิ่งของ เพราะเป็นส่วนสำคัญที่ก่อให้เกิดองค์กรที่มีประสิทธิภาพและสร้างผลกำไร ระบบบริหารจัดการบัญชีสิ่งของที่ไร้ประสิทธิภาพ คือ หนึ่งในแปดสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้องค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กประสบความล้มเหลว (จาก SBA.gov) แม้ว่าโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับเจ้าของบริษัท แต่ 46% ขององค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กที่มีลูกจ้าง 11 - 500 คน ยังคงไม่มีระบบเฝ้าตรวจติดตามบัญชีสิ่งของที่มีประสิทธิภาพ หรือใช้ระบบการลงบัญชีด้วยมือ
Paul Huffaker ตำแหน่ง Vice-President ของ Racesource ที่ได้ใช้โปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ เพื่อแก้ไขปัญหา กล่าวว่า “การรักษาบัญชีสิ่งของให้มีความถูกต้องเที่ยงตรงด้วย Excel เป็นเรื่องที่กินเวลาอย่างมาก และมีข้อผิดพลาดอยู่เสมอ บ่อยครั้งที่เราสั่งชิ้นส่วนหรือผลิตชิ้นส่วนที่เรามีอยู่แล้ว นั้นเพียงเพราะว่า เราไม่รู้ว่าเรามีชิ้นส่วนนั้นอยู่ ซึ่งก่อให้เกิดต้นทุนที่ไม่มีความจำเป็น”
แล้วโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ (INVENTORY) คืออะไร
โปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ คือ โปรแกรมที่ใช้เฝ้าติดตาม การบริหารและจัดการการขายสินค้า การจัดซื้อวัสดุการผลิต รวมถึงกระบวนการผลิตอื่น ๆ ที่ไกลห่างจากระบบจัดการบัญชีสิ่งของด้วยปากกาและสมุด ด้วยการใช้บาร์โค้ด หรือการสำแดงตนด้วยคลื่นวิทยุ (RFID) เพื่อแจ้งการมาถึงของสินค้าหรือสิ่งของ บอกว่าวัตถุดิบเก็บอยู่ที่ใด หรือสินค้าถูกส่งขายเมื่อไร ด้วยวิธีดังกล่าว องค์กรสามารถลดเวลาทำงานลงได้เพราะการเฝ้าติดตามกลายเป็นเรื่องสะดวกรวดเร็ว จึงสามารถให้ความสำคัญและมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ การเสาะหาและลดจุดบกพร่องในการกระบวนการทำงานแทน
แล้วทำไมโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ (INVENTORY) ถึงมีความสำคัญ
IBM รายงานว่า มีเพียง 54% ของประธานบริหารห่วงโซ่อุปทานที่สามารถบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ เพื่อควบคุมและลดต้นทุนให้แก่องค์กรได้ดีที่สุด หากปราศจากการได้รับข้อมูลที่เที่ยงตรงถูกต้องจากฝ่ายบัญชีว่า องค์กรมีบัญชีสิ่งของมากเท่าใด อยู่ที่ไหน และต้องใช้อะไรบ้างในการผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อที่มีปัจจุบันและอนาคต ก็เป็นไปไม่ได้ที่องค์กรจะมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะสร้างกำไรและการเติบโต ซึ่งเป็นที่น่าตกใจว่า การบริหารจัดการบัญชีสิ่งของที่ขาดประสิทธิภาพกลับเป็นเรื่องปกติธรรมดาของหลาย ๆ องค์กร จากที่ได้วิเคราะห์ด้วยวิทยาศาสตร์การจัดการพบว่า ตัวเลขมีความคาดเคลื่อนถึง 65% จากรายการสิ่งของเกือบ 370,000 รายการ ที่ได้เฝ้าสังเกตจากร้านค้าปลีกกว่า 37 ร้านค้า
 บัญชีสิ่งของที่ขาดความถูกต้องเที่ยงตรง นำไปสู่ระยะเวลารอคอยสินค้าที่นานขึ้น (เวลาตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดกระบวนการ) ส่งผลให้ตอบสนองความต้องการช้า ไม่ทันการเปลี่ยนแปลงของตลาด และเกิดสินค้าขาดตลาด จนสร้างความไม่พอใจให้แก่ลูกค้าที่ไม่ได้ของตามต้องการ ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กมีพื้นที่ให้ผิดพลาดไม่มากนักสำหรับการไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้ ระยะเวลารอคอยสินค้าที่สั้นกว่าก็เป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันในสนามการค้า ซึ่งบริษัทที่ปรึกษาสัญชาติอเมริกา Granite Bay กล่าวว่า หากสามารถลดระยะเวลารอคอยสินค้าของผู้ผลิตระดับโลกได้ 50-80% พวกเขาจะได้เห็นส่วนแบ่งตลาดและกำไรที่เพิ่มมากขึ้น

โปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ (INVENTORY) ส่งผลต่ออัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือได้อย่างไร
อัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือ คือ ต้นทุนขายหารด้วยค่าเฉลี่ยของสินค้าคงเหลือ หากค่าที่ได้ต่ำหรือสูงเกินไป เป็นไปได้ว่าธุรกิจของคุณอาจมีของเกินความต้องการ หรือไม่สามารถป้อนให้ได้พอต่อความต้องการ ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อธุรกิจ เพราะค่าที่ต่ำอาจหมายถึง เกิดการซื้อซ้ำซ้อนของเหลือมาก ความต้องการสินค้าลดลงซึ่งเห็นได้จากสินค้าอยู่บนชั้นวางหรือเก็บนานเกินไป ส่วนค่าที่สูงอาจหมายถึง มีค่าขนส่งที่สูงเกินจำเป็นเพราะต้องสั่งมาชดเชยรายการที่ไม่เพียงพอ การวางแผนสั่งซื้อขาดประสิทธิภาพ หรือหาสิ่งของที่เบิกแล้วไม่พบจึงขอเบิกใหม่
บริษัทอย่าง Precision Drilling ใน Edmonton, Alberta พบว่าอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงเหลือที่มีความสมดุลเหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ รวมถึงกำหนดระยะเวลารอคอยสินค้าที่หมุนเวียนเร็วได้ จึงส่งผลให้ลดต้นทุนค่าใช้จ่าย เพราะพนักงานไม่จำเป็นต้องคอยเฝ้าติดตามแต่ละรายการตลอดเวลา
โปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ (INVENTORY) คุ้มค่าแก่การลงทุนหรือไม่
การที่ต้องลงทุนในโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ อาจทำให้เจ้าของกิจการลังเลที่จะเปลี่ยนจากวิธีบันทึกแบบเดิม ๆ มาเป็นระบบอัตโนมัติ ซึ่งบทความจาก Entrepreneur กล่าวว่า บริษัทสามารถเพิ่มกำไรได้ 20 – 50% หรืออาจมากกว่า หากมีการบริหารจัดการบัญชีสิ่งของอย่างละเอียด
แต่คำถามที่สำคัญคือ ทำไมบริษัทที่สามารถซื้อโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของได้กลับไม่มีโปรแกรมนี้ใช้งาน ซึ่งที่จริงแล้วหากไม่นับสินทรัพย์ถาวร บัญชีสิ่งของ (INVENTORY) จะเป็นสินทรัพย์ที่มีมูลค่ามากที่สุดในทุกองค์กรธุรกิจ การยอมให้สินทรัพย์ที่เป็นบัญชีสิ่งของนี้ไม่มีระบบตรวจสอบ ไร้การควบคุมดูแล ส่งผลให้กำไรของบริษัทลดลงจากที่ควรจะเป็น ขณะที่ผลตอบแทนการลงทุนเป็นเรื่องสำคัญ ภาคธุรกิจจะสามารถดูผลตอบแทนการลงทุนได้จาก 5 ส่วนหลัก คือ
การบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ – สินค้าเกินสต็อก สินค้าขาดสต็อก มีผลต่อธุรกิจ แผนกคลังสินค้าสามารถลดค่าใช้จ่ายได้โดยไม่สั่งซื้อของจนกว่าจะถึงเวลาที่ต้องการ และซื้อในจำนวนมากเพื่อได้ส่วนลดราคา ซึ่งโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของสามารถเข้ามาช่วยจัดการและแจ้งเตือน
การใช้พื้นที่ – การกำหนดพื้นที่จัดเก็บที่แน่ชัด และใช้ประโยขน์พื้นที่สูงสุด บ่งบอกถึงประสิทธิภาพของคลังสินค้าและการจัดการที่ดี ซึ่งหากมีการบริหารจัดการบัญชีสิ่งของที่ดี ก็จะไม่มีของเกินสต็อกจนกินพื้นที่เกินจำเป็น
การใช้บุคคลาร – การใช้บุคลากรอย่างคุ้มค่าสูงสุด ไม่ก่อให้เกิดเวลาสูญเปล่า เป็นสิ่งสำคัญ เมื่อมีระบบช่วยจัดการบริหารบัญชีสิ่งของ บุคลากรจึงมีเวลาทำงานในส่วนอื่นได้
การตอบสนองลูกค้า – การบริการลูกค้าที่ดี การตอบสนองคำสั่งซื้อของลูกค้า ช่วยป้องกันการร้องเรียนด้านการบริการ โปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของช่วยให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็ว และแน่ใจว่าของที่ลูกค้าต้องการจะไม่ขาดสต็อก
การลดการชำรุดและสึกหรอ – สินทรัพย์ถาวรที่เกี่ยวข้องกับการขนย้ายสิ่งของ เช่น รถบรรทุก จะได้ประโยชน์จากการควบรวมกิจกรรมและการวางเส้นทางที่มีประสิทธิภาพ ที่ได้จากการประยุกต์ใช้โปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ
บริษัทที่ให้ความสำคัญกับการรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขันจำเป็นต้องมีโปรแกรมบริหารจัดการบัญชีสิ่งของ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร ลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย ลดงานที่ไม่จำเป็น บุคลากรมีเวลาทำงานสำคัญอื่น ๆ ด้วยหลากหลายแนวทางให้เลือกตามความเหมาะสมกับขนาดและรูปแบบขององค์กร เจ้าของธุรกิจควรเลือกลงทุนในระบบที่เหมาะสมกับองค์กรของตน