Our Blog

ทำไมจึงต้องมีการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง คำตอบนั้นง่ายมาก ก็เพื่อให้รับรู้ว่าบริษัทมีสินค้าอยู่ในมือเท่าใด ระดับสินค้าคงคลังอยู่ในระดับใด มีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าหรือไม่ แต่การบริหารจัดการอย่างไรคือสิ่งที่สำคัญ ที่ผลลัพธ์อาจก่อเกิดผลกำไรและขาดทุนแก่บริษัท
  
การใช้โปรแกรม Spreadsheet มาบริหารจัดการสินทรัพย์ (Asset) และสินค้าคงคลัง (Inventory) อาจไม่ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง และไม่ได้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพด้วยเหตุผล คือ

1. มีโอกาสป้อนข้อมูลผิดพลาด หากมีรายการจำนวนมากที่ต้องคอยป้อนข้อมูล และแก้ไขบ่อยๆ
2. มี Spreadsheet ข้อมูลเพียงไฟล์เดียว แต่มีการจำกัดจำนวนผู้เข้าใช้งานพร้อมกัน
3. บ่อยครั้งที่ข้อมูลไม่ปรับแก้ทันที ข้อมูลที่มีจึงไม่เป็นข้อมูล ณ ปัจจุบัน
4. โปรแกรม Spreadsheet มีข้อจำกัดในด้านการแสดงผลวิเคราะห์ข้อมูล และการแสดงรายงาน
5. สูญเสียเวลาในการตรวจสอบข้อมูล และเฝ้าติดตามข้อมูล
6. ไม่มีการตรวจสอบ และมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการทำสำเนาและวางข้อมูล
7. ยากต่อการใช้งาน เพราะประกอบด้วยตารางที่แสดงข้อมูลและข้อความจำนวนมาก
8. ไม่มีการบันทึกการแก้ไขข้อมูล ว่ากระทำโดยใคร เมื่อใด เมื่อมีผู้เข้าแก้ไขข้อมูลมากกว่าหนึ่งคน
9. ยิ่งมีจำนวนผู้เข้าแก้ไขข้อมูลหรือไฟล์ Spreadsheet มากขึ้น โอกาสเกิดความผิดพลาดก็มากขึ้น เพราะใช่ว่าทุกคนจะเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน
10. หากมีการสร้างสำเนาไฟล์ Spreadsheet ที่เก็บข้อมูลนั้น ความยุ่งยากสับสนจะเกิดขึ้นทันที เพราะผู้ใช้งานจะเริ่มสับสนว่าไฟล์ใดที่เป็นต้นฉบับและเป็นไฟล์ล่าสุด จะป้อนข้อมูลที่ไฟล์ไหน และทั้งสองไฟล์นั้นมีข้อมูลที่ครบถ้วนตรงกันจริงหรือไม่
11. ข้อมูลที่ป้อนไม่ถูกต้อง ซึ่งเกิดจากความผิดพลาดของผู้ป้อนข้อมูล ที่มีสาเหตุมาจาก

• ทั้งจากการทำงาน สภาวะครอบครัว ความเจ็บป่วย และสาเหตุอื่นๆ
• การทำงานสลับหน้าที่ไปมา อาจเป็นเหตุให้ป้อนข้อมูลซ้ำหรือไม่ครบ
• ที่มีสาเหตุจากการโต้เถียงกับเพื่อนร่วมงาน หรือบุคคลอื่น จนมีผลกระทบต่อการทำงานและขาดความรอบคอบ
• อากาศร้อนหรือเย็นเกินไป เสียงดัง กลิ่นควัน แสงที่ไม่พอเพียง เป็นต้น
• ทั้งจากกำหนดเวลาที่บีบคั้น บุคลากรไม่เพียงพอ แต่มีหลายสิ่งที่ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ จึงอาจก่อความผิดพลาดได้

   12. โปรแกรม Spreadsheet ถูกออกแบบมาให้ใช้งานในด้านการช่วยคำนวณทางคณิตศาสตร์ จึงไม่เหมาะที่จะนำมาใช้บริหารจัดการสินทรัพย์ (Asset) และสินค้าคงคลัง (Inventory)